「業務改善を進めたいけど、何から手をつけて良いかわからない」とお悩みの経営者や管理者の方は多いのではないでしょうか。
そんなときは、現状業務の「見える化」から始めてみることをおすすめします。ぼんやりとしていた現状が明確になることで、業務改善のヒントが見つかるかもしれません。
業務改善と見える化の関係から見える化の効果、具体的な取り組み、成功事例、役立つITツールをわかりやすく解説していきます。
業務改善と見える化の関係
「業務改善」と「見える化」は、一見あまり関係がないように見えるかもしれません。しかし、ブレずに業務改善を進めていくためには、改善対象である現状の業務がしっかりと見えている必要があります。そこで重要になるのが「見える化」です。
業務改善、見える化のそれぞれの意味や目的と、業務改善と見える化の関係を解説します。
業務改善とは
業務改善とは、業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を排除し、より良い結果や価値を生み出すための取り組みです。
少子高齢化による人手不足やDX（デジタルトランスフォーメーション）の広がりなどを背景に、企業が置かれたビジネス環境は大きく変化しています。従来のやり方に固執したままでは、時代の変化に取り残され、市場での競争力を失いかねません。
こうした環境の中で、業務改善は企業が競争力を高めて持続的に成長していくために欠かせない活動です。
見える化とは
業務の見える化とは、いつ・どこで・誰が・どのように・何をしているかを明確にし、業務の透明性を高める取り組みです。
業務の状況を誰でも理解可能な形で共有することで、業務プロセスの非効率やムダを発見し改善しやすくなります。また、見える化は、業務が特定の個人に業務が依存する属人化を解消し、組織的な業務効率化や品質向上にも役立つでしょう。
このように、見える化は業務プロセスを透明化して、業務の改善や効率・品質の向上につながる活動です。
見える化は業務改善の手段の1つ
見える化は、業務改善を効果的に進めるための手段の1つです。見える化は、大きく2通りの方法で業務改善に貢献します。
1つ目は、見える化によって現状の課題や改善点を明確にし、業務改善の起点とするケースです。可視化された業務や組織の問題に基づいて、対策案を立てて業務改善を進めます。
2つ目は、見える化自体が業務改善につながるケースです。今まで見えなかった情報が可視化されることで、業務の効率や品質が向上し業務改善が進みます。
このように見える化は、現状把握から直接的な改善効果まで、幅広く業務改善に貢献する取り組みです。
見える化が業務改善に与える効果
業務の見える化は、業務改善を進める上でさまざまなプラスの効果を与えます。
見える化が業務改善に与える効果の中から、特に重要な3つを解説します。
現状把握による問題点・改善点の早期発見
見える化による現状把握は、業務改善のための問題点や改善点の早期発見に有効です。
見える化で業務内容やタスク状況が可視化されると、業務プロセス全体が明確になり、ボトルネックや非効率な作業を特定しやすくなります。例えば、業務の流れをフローチャート化すると、不要な手順や重複業務を浮き彫りにすることが可能です。
見える化されないまま業務改善に取り組む場合、問題の根本原因を見逃したり、思いつきの対策に陥ったりするおそれがあります。一方、見える化をしっかりと行うことで、優先的に取り組むべき課題が明確になり、的確な業務改善をスピーディーに進められる可能性が高まるでしょう。
組織の透明性とコミュニケーションの改善
見える化は、組織の透明性とコミュニケーションを向上させ、業務改善が進みやすい土壌を作る上でも効果的です。
見える化によって組織の情報をオープンにすると、従業員間のコミュニケーションが活性化され、当事者意識が向上します。例えば、部門の目標や進捗状況をダッシュボードで共有することで、一人ひとりが組織の一員としての自覚を深め、協力体制の強化が期待できるでしょう。
見える化が不十分な組織では、チームや部門間で情報の偏りが生じ、連携不足によって効率的な業務改善が阻害されがちです。一方、見える化を進めることで、チームや部門の垣根を超えた業務改善のためのアイデア創出や、ムダなの業務削減・統合が促進されるでしょう。
意思決定の迅速化と精度向上
業務改善を行う上での意思決定の迅速化と精度向上も、見える化がもたらす重要な効果の1つです。
現場の状況や課題を見える化すると、データにもとづく客観的に状況判断できるようになり、経営層と現場のギャップが減少します。例えば、生産ラインの各工程を見える化することで、どの工程が生産の遅れを引き起こしているかを明確に把握でき、迅速かつ的確な業務改善の意思決定が可能です。
見える化されていない環境では、直感や経験に頼った意思決定に陥りやすく、現場感覚とのズレや判断タイミングの遅れが生じることも少なくありません。見える化が進むことで、的確でタイムリーな意思決定が可能となり、業務改善の加速が期待できるでしょう。
業務改善を加速させる見える化の取り組み
業務改善にさまざまな効果を与える見える化は、どのように実践するのでしょうか。
特に高い効果が期待できる、見える化の3つの取り組みを紹介します。
業務フローの見える化
業務改善を加速させる見える化の取り組みの1つ目は、「業務フロー」の見える化です。
業務フローの見える化では、業務の洗い出しやフローを視覚化して、業務全体の流れを明確にします。具体的には、フローチャートや手順書・マニュアルの整備などが効果的です。
フローチャートの作成により、ボトルネックやムダな手順が特定でき、業務改善のポイントが明確になります。また、手順書やマニュアルの整備は、業務の属人化を防いで、誰でも同じ品質で業務を遂行できるようになり、生産性の向上が可能です。
タスク進捗状況の見える化
業務改善を加速させる見える化の取り組みの2つ目は、「タスク進捗状況」の見える化です。
業務やプロジェクトの進み具合を可視化して、組織で情報を共有し効率的に管理します。具体的には、Excelなどの一覧による管理や、タスク管理ツールの導入などが効果的です。クラウドサービスを活用すれば、より手軽に見える化が実現できるでしょう。
タスクの進捗状況を見える化して共有すると、遅延や問題が発生しているタスクが特定しやすくなります。素早く対処できるとともに、根本的な原因を見つけ、業務改善の取り組みにつなげることが可能です。
ナレッジの見える化
業務改善を加速させる見える化の取り組みの3つ目は、「ナレッジ」の見える化です。
ナレッジとは、従業員が持つ知識や経験を指します。ナレッジが個人の中にとどまっていると、個人に依存する属人化が進み、組織の弱体化を招く原因の1つです。ナレッジの見える化により、個人の知識や経験を組織全体で活用できるようになります。
具体的には、ナレッジ共有ツールや社内wikiの導入などが効果的です。ナレッジの見える化による組織的な知識・経験の活用は、業務の質の向上や新人教育の効率化、イノベーションの促進など幅広い業務改善につながります。
見える化による業務改善の成功事例
ここで、見える化によって業務改善に成功した企業の事例を見ていきましょう。
ITツールを活用した2つの事例を紹介します。（※あくまでも効果をイメージしていただくための一例として掲載しております。）
【情報共有ツール】「ここに来ればすべてが分かる」で従業員満足度向上
ホイテクノ物流株式会社は、大型トラックでの輸送と倉庫事業を展開する企業です。同社では、トップダウンの一方通行な情報共有やドライバーへの伝達手段不足、拠点間の交流不足などの課題を抱えていました。これらの課題を解決するため、情報共有ツールの導入を検討します。
同社は、情報の既読確認機能や、スマホで双方向のコミュニケーションができる点などを決め手に、情報共有ツール「TUNAG」を導入しました。
導入後は、ドライバーもスマホで情報を受け取れるようになり、事故防止のためのコンテンツ共有や無事故日数のカウントなどが効果的に行われています。また、各拠点からの情報発信により、拠点間の交流やボトムアップの意見収集も促進されました。
情報共有ツールによる見える化を進めた結果、中長期的なトレンドで事故件数が減少。従業員からの意見が増えて、社内のコミュニケーションも大幅に改善されました。「ここに来ればすべてが分かる」を実践し、見える化で業務改善を実現した好事例といえるでしょう。
参照元：株式会社スタメン-導入事例
【クラウド工程管理システム】社内の見える化で納期遅延減少と残業削減
シール・ラベル印刷を専門とする株式会社ヒロミ産業は、営業・生産現場の実態が見えず適正な原価把握や残業時間のコントロールができていない点に課題を抱えていました。これらの課題を解決するため、社内システムのリニューアルを決めます。
同社では、システム開発費用を抑えるため、既存パートナーのクラウドパッケージソフトをベースに新たに工程管理システムを開発しました。
工程管理システムの導入による見える化の結果、営業部門での適正な価格設定や納期回答の迅速化に加えて、生産部門では繁忙期の柔軟な受注対応が実現。適正なリソース配分により、残業時間も20%削減されました。
個人の作業実績の見える化が「見られる化」につながり、社員が自身のスキルアップを意識するようになる効果もあったということです。
業務改善のための見える化に役立つITツール
見える化を効率的かつ効果的に実践するためには、ITツールの活用が有効です。
業務改善のための見える化に役立つ、代表的な3つのITツールを紹介します。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、業務やプロジェクトの進行状況を一元管理し、見える化するツールです。タスクの割り当てや期限設定、進捗状況、優先度などを管理してガントチャートやグラフなどで可視化します。
従来のExcelなどの表計算ツールによるタスク管理では、複雑なプロジェクトになるほど、手動での整合性確保や期限管理には限界がありました。専用のタスク管理ツールを活用すれば、タスクの前後関係の設定や通知機能などにより、膨大なタスクも効率的かつ確実に管理できます。
タスク管理ツールを使用することで、遅延やボトルネックが見える化され、早期発見と迅速な対処が可能となるでしょう。
ナレッジ共有ツール
ナレッジ共有ツールは、従業員が持つ知識や情報を組織全体で共有するためのプラットフォームです。業務マニュアルやベストプラクティス、FAQなど業務に役立つ幅広い情報を体系的に管理し、簡単にアクセスできるようにします。
従来は、個人間のスキル継承や資料送付、内部研修などで行われていたナレッジ共有では、情報の偏在や伝達効率の悪さに課題がありました。ナレッジ共有ツールを活用すると、1箇所で体系的に管理された情報に、誰でも必要なときにアクセスできます。
その結果、組織全体の生産性向上や教育の効率化に加え、革新的なアイデアの創出も期待できるでしょう。
BIツール
BIツール（ビジネスインテリジェンスツール）は、企業が持つさまざまなデータを収集・分析し、経営や業務に役立てるためのツールです。販売実績、顧客動向、業務効率などを視覚的に表し、経営者や管理者が素早く状況を把握できるようにします。
従来のビジネスにおける判断は、限られた情報や、経験と勘に頼る部分が多くを占めていました。BIツールを活用することで、データに基づく分析によって経営や業務の課題が見える化され、意思決定の迅速化・高度化が可能です。
さらに近年は、AI技術の進歩により分析や予測の精度が飛躍的に向上しています。データを効果的に活用する企業としない・できない企業では、競争力の差が拡大していく可能性が高いでしょう。
まとめ
業務の見える化は、業務改善を成功に導く第1歩です。業務を見える化することで、ボトルネックや課題が洗い出され、業務改善の方向性が明確になります。見える化を実現するためには、ITツールの活用が効果的です。
業務の見える化や業務改善に興味をお持ちの方は、ITを活用した中小企業の業務改善のサポートを行っているメディアラボにお気軽にご相談ください。
お客様ごとに丁寧にヒアリングを行ったうえで、それぞれに合った課題解決策をご提案させていただきます。