「業務改善に本気で取り組みたい」とお考えなら、システム導入は有効な解決策の1つです。人手不足や働き方改革、DXなど変化の激しいビジネス環境で、業務効率や生産性を改善するにはシステムの力が欠かせません。
業務改善にシステム導入が有効な理由や成功事例、システム導入に失敗しないコツをわかりやすく解説します。
業務改善とは
業務改善とは、「ムリ・ムダ・ムラ」を排除して業務の効率や生産性を向上させ、成果を最大化するための取り組みのことです。 少子高齢化による人手不足、働き方改革、DX（デジタルトランスフォーメーション）の進展など、企業を取り巻くビジネス環境は急速に変化しています。
こうした状況で、従来の業務スタイルを維持し続けることは、企業の競争力低下や収益の悪化につながりかねません。現代の企業にとって、「業務改善」は任意ではなく、生き残りのために不可欠といえるでしょう。 業務改善の方法には、おもに以下の6つがあります。
| 廃止 | 不要な業務やプロセスを廃止する |
|---|---|
| 簡素化 | 複雑な手続きや業務の流れを簡素化する |
| 統合 | 重複する業務を統合する |
| 標準化 | 業務プロセスを標準化し、品質を均一にする |
| 外注 | 専門外の業務を外部に委託する |
| システム導入 | システムを導入して業務を自動化・効率化する |
中でもシステム導入は、業務の自動化や情報のデジタル化によって、大幅な生産性向上が期待できる方法です。業務改善のためのシステム導入について、詳しく見ていきましょう。
業務改善にシステム導入が有効な3つの理由
業務改善を進めるうえで、システム導入は高い効果が期待できる選択肢です。業務改善にシステム導入が有効な3つの理由を解説します。
業務の自動化による生産性向上
業務改善にシステム導入が有効な理由の1つは、業務の自動化による生産性の向上です。自動化は、以下のような効果をもたらします。
- 作業時間の短縮
- 人為的なミスや漏れの削減
- 定型的な作業からの人員の解放
システム導入によって、人手を介さずに正確かつ効率的な業務運営が実現可能です。その結果、業務の生産性が向上し、従来に比べて少ない人手で業務を進められるようになります。生産性向上で余力が生まれた従業員は、より付加価値の高い業務へ取りかかることが可能です。
情報の一元管理とデータの見える化を実現
業務改善のためにシステム導入するもう1つのメリットは、情報の一元管理とデータの見える化を実現できることです。一元管理と見える化は、以下のような効果をもたらします。
- 情報の属人化を排除
- 最新の正しい情報にアクセス可能
- データの収集・分析が容易
従来は紙やExcelなどで情報が管理され、探すのに時間がかかったり、最新の情報が分からなかったりしていました。システムで情報を一元管理することで、誰でも必要な情報をすぐに見つけられるようになります。また、データの分析・可視化により、経営層や管理者の迅速な意思決定に役立てることも可能です。
業務プロセス標準化による業務品質の向上
業務プロセスを標準化して業務品質を向上できる点も、システム導入のメリットの1つです。業務プロセスの標準化は、以下のような効果をもたらします。
- 部門や担当者による業務品質のばらつきを防止
- 最適な業務プロセスを組織全体で共有
- 教育にかかる負担の軽減
システム導入により業務プロセスが標準化されていれば、個人の判断や経験に頼る必要がありません。結果として、組織全体で一貫したサービスの提供や安定したパフォーマンスの発揮が可能になります。また、業務の標準化によってノウハウの継承や教育も容易になり、社員の配置換えや入れ替わりにも強い組織を築けるでしょう。
業務改善に成功した企業のシステム導入事例
ここで、実際にシステム導入で業務改善に成功した企業の事例を見ていきましょう。2つの企業の事例について、抱えていた課題と導入目的、システム選定理由、導入効果を紹介します。（※あくまでも効果をイメージしていただくための一例として掲載しております。）
【RPA】手作業の業務を自動化して働き方改革を実現
ヘルスケア・ファインケミカルの専門商社であるイワキの情報システム部門は、多忙により働き方改革が進まないことが課題でした。原因は、大量データを処理する物流システムの監視や人手によるデータ入力などにありました。特にデータ入力は、Excelで省力化しても、属人的で効率化できずにいました。
そこで同社は、RPAツール「Automation Anywhere」の導入を決定します。決め手は、ベンダーとの信頼性と丁寧なフォローアップがあることです。対象業務の洗い出しから優先順位付け、ロボット開発手法の標準化を徹底的に行ったことで属人的な作業を削減し、大幅な効率化を実現。
RPAの導入で情報システム部の業務を改善し、働き方改革が大きく前進した同社では、人事や経理など他の部門でもRPAの導入を検討しているとのことです。
参照元：株式会社日立ソリューションズ-RPA業務自動化ソリューションの導入事例
【ワークフローシステム】稟議フローのICT化で業務をスリム化
金融・不動産投資ビジネスを手掛けるリサ・パートナーズでは、紙ベースの稟議書が増加し、回付の遅延や事務作業の負担が課題でした。そこで、働き方改革の一環として、稟議ワークフローのICT化を進めることを決め、ワークフローシステム「AgileWorks」を導入します。採用の決め手は、直感的な操作性と外部システムとの連携機能でした。
システム導入により、申請者や経理担当の業務負荷が大幅に軽減され業務改善を実現。加えて、ペーパーレス化によるコスト削減や会計データ連携による決算スピードアップなど、業務の効率化と意思決定の迅速化も実現しています。
参照元：株式会社WorkVision-ワークフローシステム導入事例
ここまで事例を紹介してきましたが、システム導入で自社がどのように変わるかよりイメージしたい企業様もいらっしゃるのではないでしょうか。
メディアラボでは、業務改善のためのツール開発やサービス提供を行っており、各会社様に合わせて導入効果のイメージ共有やアドバイスなども対応可能です。 ご相談いただけましたら親身に対応させていただきますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
業務改善のためのシステム導入に失敗しない3つのコツ
業務改善のためのシステム導入は、行き当たりばったりで進めても、絶対にうまくいきません。たくさんあるシステム導入成功のポイントの中から、業務改善という目的に焦点を当てて、失敗しないための3つのコツを紹介します。
徹底した現状分析と要件定義
システム導入による業務改善を成功させるために最初にやるべきことは、徹底した現状分析と要件定義です。分析や要件定義が曖昧なまま導入を進めてしまうと、期待通りの業務改善効果が得られず、時間とコストのムダに終わる可能性があります。
現状分析では、現場の業務フローを詳細に把握し、課題やボトルネックを洗い出すことが重要です。要件定義では、分析で明らかになった課題やボトルネックの解決に必要な機能を明確にします。
しっかり検討を重ねた現場分析と要件定義が、システム導入による業務改善の土台となるでしょう。
現場の従業員の理解と協力
システムの導入は、現場で働く従業員に大きな影響を与えるため、皆の理解と協力を得ることが成功のカギです。不安や抵抗感を抱えた従業員が多いと、システムが十分に活用されず、期待通りの効果が得られない可能性が高まります。
現場の従業員の理解を得るためには、プロジェクトの進め方やシステム導入の目的、メリット、導入後の業務フローなどを分かりやすく説明することが重要です。また、現場の声を積極的に取り入れることで、協力関係を構築しやすくなるでしょう。
現場の協力なくして、システム導入による業務改善は望めません。きめ細かな対応で現場の不安を払拭できれば、スムーズなシステム導入と業務改革の実現が近づきます。
システム導入後のモニタリングと改善
システム導入による業務改善の効果を最大限に発揮するためには、導入後のモニタリングと改善が欠かせません。導入したシステムは、継続的な改善によって効果が持続されるものです。
モニタリングでは、システム導入時に業務改善の目標を定め、導入後のシステム利用状況や業務改善効果、利用者の満足度などの情報を収集して達成度を測ります。集めた情報を分析してシステムの課題を解消していくことで、さらなる改善が可能です。
システムは導入して終わりではありません。モニタリングを通じて課題を見つけ、さらなる業務改善につなげていくことが重要です。
まとめ
業務の効率や生産性を向上させ、成果を最大化する業務改善には、システム導入が有効です。システムの導入により、業務の自動化や標準化、情報の一元管理が実現され、業務の生産性や品質の向上が期待できます。
業務改善のためのシステム導入に興味を持たれた方は、ITを活用した中小企業の業務改善実績が豊富なメディアラボにお気軽にご相談ください。