業務改善に取り組んではみたものの、思うように進まず悩んでいる経営者や現場担当者の方は多いのではないでしょうか。
過去から続く長年の慣習を変えて業務を変革することは、簡単なことではありません。業務改善を成功に導くためには、明確な目的と計画的な推進が不可欠です。
業界改善が進まない原因と、対策をわかりやすく解説していきます。自社の現状と見比べて、進まない業務改善の立て直しにぜひお役立てください。
経験豊富なメディアラボのIT専門家が、一つひとつのご相談に丁寧に対応させていただきます。
業務改善が進まないことは珍しくない
多くの企業が業務改善に取り組んでいますが、思うように進まないケースは珍しくありません。
業務改善と一言で言うのは簡単ですが、業務の課題を正確に把握し、効果的な対策を講じることは容易ではありません。本質を見誤ったり、安易な解決策に頼ったりしてしまうと、問題を悪化させてしまう可能性もあるでしょう。
一方、現場では業務改善の必要性は理解しつつも、いざ自分が当事者になると抵抗感を覚えることもあるかと思います。いわゆる「総論賛成、各論反対」というもので、自分の担当業務の変更には消極的になりがちです。
こうした状況を打破して業務改善を実現していくためには、対応が進まない原因をしっかりと分析し、適切に対策することが求められます。
業務改善が進まない組織でよくある4つの原因
業務改善がうまく進まない状況を立て直すためには、まず進まない原因を理解することが重要です。
業務改善が進まない組織に見られる4つの原因を解説します。
業務改善の目的や効果が不明確なまま進めている
業務改善が進まない原因の1つに、目的や期待される効果の設定が不明確なことが挙げられます。
特に、トップの号令で始まった業務改善では、「とにかく進める」ことが目的になりがちです。本来は、具体的な目的や期待される効果を明確にして取り組むべきですが、それが欠如していることでさまざまな問題が生じます。
たとえば、業務改善が行き詰まったときに方向性を見失ったり、関係者間で認識がズレて一貫性が失われたりするリスクがあるでしょう。結果として、断片的な改善にとどまり、本質的な効率化や生産性向上を実現できずに終わる可能性が高まります。
業務改善に対する現場の意識やモチベーションが低い
業務改善が進まない原因の2つ目は、現場の意識やモチベーションの低さです。
多くの場合、現場の従業員は業務が変わることに対して抵抗感を持ちます。特に、長年同じやり方で仕事をしてきた人にとっては、業務改善は「意味ない」「くだらない」「どうせできない」と感じられ、積極的に取り組む意欲が湧きにくいのが実情です。
このような状況では、トップダウンで強引に業務改善を進めてもうまくいきません。結果として、形だけの改善になってしまったり、一時的な取り組みで終わってしまったりする可能性が高くなります。
業務改善のノウハウやリーダーシップを持った人材がいない
組織に業務改善のノウハウやリーダーシップを持った人材がいないことも、業務改善が進まない原因の1つです。
特に、従来のやり方に疑問を持たず続けてきた組織では、そもそも社内に業務改善の知見が存在しない場合もあります。このような状況では、何をすれば良いか分からず場当たり的な対応しかできないでしょう。
結果として、周囲もついてこず、期待した効果が得られずに終わる可能性が高まります。
業務プロセスの変更やツール導入だけで満足している
業務改善が進まない原因の最後は、業務プロセスの変更やツール導入だけで満足してしまうことです。
新しい業務フローの策定や最新のツール導入を行っただけで業務改善が完了したと考え、効果を確認しないケースは少なくありません。
効果が出ていないにもかかわらず「改善済み」とされ、本質的な問題が放置されることになります。
進まない業務改善を成功に導くための対策
進まない業務改善を立て直して成功に導くためには、適切な対策が不可欠です。
上で紹介した進まない原因を取り除き、業務改善を軌道に乗せるための4つの対策を紹介します。
現行業務の課題を洗い出して業務改善の目的を明確にする
業務改善を成功させるには、何のために業務改善を行い、どうなりたいのかを明確にすることが重要です。
まず、現状の業務プロセスを詳細に分析し、非効率な部分や問題点を洗い出しましょう。その上で、業務改善によってどのような成果を目指すのか、数値目標を含めて明確にします。たとえば、「処理時間を30%短縮する」「エラー率を5%以下に抑える」のような具体的な数値設定が有効です。
また、目的を組織全体で共有することで、関係者間の認識のズレを防ぎ、一貫した改善活動が実現できます。プロジェクトが行き詰まったときに、初心に帰って軌道修正するための指針にもなるでしょう。
業務改善で得られるメリットを現場に示して協力関係を築く
業務改善には、現場の協力が欠かせません。協力を得るためには、業務改善で得られるメリットを現場に正しく伝え、良好な関係を築くことが重要です。
業務が変わることによる一時的な負担よりも、改善後に得られるメリットが大きいことを具体的に説明します。たとえば、「残業が10時間減る」「ミスによるやり直しが半減する」などの、現場にとって実感しやすい利点を示すことが大切です。
現場にメリットを伝えることで、業務改善に対する抵抗感を減らし、改善プロジェクトのスムーズな推進が可能になります。また、現場の声に耳を傾け、知見を活かすことで、より実効性の高い業務改善にできるでしょう。
外部の専門家の支援を仰ぐことも検討する
業務改善が進まない場合、外部の専門家の支援を仰ぐことも有効な対策の1つです。
社内に業務改善推進の候補となる人材がいる場合は、研修や実践的な経験を通じて育成するのも良いでしょう。しかし、適切な人材がいない場合や、改善を急ぐ場合には、外部の支援を仰ぐことを検討すべきです。
たとえば、ITを活用した業務改善を目指すなら、ITコンサルタントの協力を仰ぐと良いでしょう。ITコンサルタントは、技術トレンドや業界のベストプラクティスに精通しており、有益な戦略やソリューションの提案が期待できます。
また、外部の支援を受けることで、客観的な視点での分析や、他社事例に基づいたアドバイスも得られ、業務改善の成功確率を高められるでしょう。
施策やツールの効果を測定して継続的に改善する
業務改善は、単に業務プロセスの変更やツールの導入で終わるものではありません。継続的な成果を得るためには、施策やツールの効果を測定し、必要な改善を重ねていくことが不可欠です。
たとえば、「処理時間」「エラー率」など、改善目標に沿った指標を設定し、効果を測定します。期待通りの効果が得られていない場合は、原因を分析し、対策を打つことが重要です。一方、良好な結果が出た場合も、さらなる改善の余地がないか検討すると良いでしょう。
PDCAサイクルを回すことで、業務改善の効果を高め、持続可能なものにできます。
業務改善を進めることは企業の競争力強化につながる
ここまで見てきたように、業務改善は簡単な取り組みではありません。しかし、業務改善の成功は、生産性の向上や品質の改善、コスト削減などの効果をもたらし、企業の競争力強化につながります。
特にITシステムやITツールの導入は、業務改善の効果を飛躍的に高める有効な手段です。ITを活用して手作業やアナログな業務から脱却できれば、大幅な生産性向上が期待できます。競合他社に先駆けて業務改善を実現できれば、市場での競争優位を築けるでしょう。
業務改善は単なる内部的な取り組みではなく、企業の成長と存続に直結する重要な活動です。継続的な改善の努力が、長期的な企業の成功を支える土台となるでしょう。
まとめ
「業務改善が思ったように進まない」と悩んでいる企業は少なくありません。業務改善を立て直すには、進まない原因を分析して、適切な対策を行うことが重要です。自社の力で立て直しが難しい場合には、ITコンサルタントなど外部の専門家の協力を仰ぐと良いでしょう。
思ったように進まない業務改善にお悩みの方は、中小企業の業務改善につながるITツール・システム開発の実績や知見が豊富なメディアラボにぜひご相談ください。