業務改善に取り組む際にどのような手段を使っていますか？ITを上手に活用すれば、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を解消し、効果的かつ効率的な業務改善が可能です。
業務改善にIT活用が欠かせない理由とメリット、成功事例、注意点をわかりやすく解説します。役立つITツール5選も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
経験豊富なメディアラボのIT専門家が、一つひとつのご相談に丁寧に対応させていただきます。
業務改善にIT活用が欠かせない理由
業務改善とは、企業の業務効率や生産性を高め、成果を最大化するための取り組みです。近年、多くの企業が人手不足や働き方改革の課題に直面しており、従来のやり方を続けるだけでは生き残るのが困難になりつつあります。
同業他社が積極的にDX（デジタルトランスフォーメーション）を進める中で、ITを活用しない・できない企業は競争力の低下を招きかねません。さらに、顧客ニーズの多様化が進む現代では、迅速な対応と高品質なサービスが求められます。ITを効果的に活用した業務改善により、これらの要求に応えることが可能です。
業務改善で解消すべき「ムリ・ムダ・ムラ」の多くは、IT活用によって効果的に解消できます。ITを活用した業務改善は、企業の競争力を維持・向上する上で欠かせない重要な要素です。
業務改善にITを活用するメリット
ITの活用は業務改善にどのようなメリットをもたらすのでしょうか。
業務改善の目的である「ムリ・ムダ・ムラ」の解消という3つの視点で、メリットを解説します。
【ムリの解消】業務の自動化・効率化で従業員の負担軽減
ITの活用により、従来の手作業で発生していた「ムリ」の軽減が可能です。
ITツールを導入して手作業を自動化・効率化することで、時間や労力が大幅に削減されます。たとえば、データ入力や集計などの単純作業をRPAツールで自動化できれば、時間短縮とミスの削減を同時に実現できるでしょう。
このように、従来は人が時間をかけて行なっていた業務へのITの活用は、従業員の負担を軽減させ残業の削減やワークライフバランス改善につながります。従業員の満足度も高まり、エンゲージメントの向上も期待できるでしょう。
【ムダの解消】リソースの有効活用でコスト削減
ITの活用による業務の自動化や効率化は、業務の「ムダ」の削減も実現します。
ITツールの導入による自動化・効率化で、資金や人材、時間の浪費を減らし、コスト削減が可能です。たとえば、在庫管理システムを導入して入出荷や棚卸を自動化したり、過剰在庫を防止したりすれば、人件費や保管コストを減らせるでしょう。
ルーチンワークから解放された人材をより付加価値の高い業務にシフトできれば、人手不足の解消にもつながります。このようにITの活用は、業務のムダを削り、ヒト・モノ・カネのリソースを有効活用するための効果的な手段です。
【ムラの解消】業務の標準化で品質向上
ITの活用による業務の標準化・見える化は、製品やサービスの品質を下げる「ムラ」の解消にも効果的です。
従来は特定の担当者に依存していた業務が、ITツールによって標準化された手順で行われるようになれば、品質の安定化が期待できます。たとえば、顧客管理システム（CRM）を導入することで、営業担当者の経験と勘に頼っていた顧客対応をデータに基づいた一貫性のあるアプローチに変えることが可能です。
また、属人化した業務の担当従業員を過度の責任から解放し、彼らのモチベーションアップにもつなげることができます。IT活用による業務の標準化は、企業全体の生産性向上と品質の安定化を実現する重要な取り組みです。
業務改善に役立つITツール5選
ITの活用があらゆる業界・業種に広がった現在では、幅広い分野の業務をサポートする多様なITツールが提供されています。
その中から、代表的な5つのITツールをピックアップしましたので、それぞれに期待される業務改善効果や主要な製品を見ていきましょう。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、社内外のコミュニケーションを円滑にするためのITツールです。チャットやファイル共有、タスク管理などの機能を持ち、メールや電話などの従来の手段に頼らずリアルタイムでのコミュニケーションを可能にします。
コミュニケーションツールの活用により、情報伝達速度の向上や誤解・ミスの減少が期待でき、業務の効率化が可能です。また、リモートワークでもスムーズなコミュニケーションが図れるでしょう。
代表的なコミュニケーションツールは以下のとおりです。
- Chatwork
- Slack
- Microsoft Teams
各ツールの特徴を紹介します。
Chatwork
Chatworkは、株式会社kubel（旧Chatwork株式会社）が提供する国産のビジネスチャットツールです。
日本企業に馴染みやすいシンプルなインターフェースが特徴で、特に中小企業で広く導入されています。
Slack
Slackは、米国のSlack Technologies社が提供するビジネスチャットツールです。
チャンネルベースのコミュニケーションが特徴で、プロジェクトやチームごとに分かれて話題を整理できます。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、米国のMicrosoft社が提供する統合型のコミュニケーションツールです。
Microsoft 365とスムーズに連携でき、チャットやビデオ通話に加えて文書の共同編集や会議のスケジュール調整が簡単に行えます。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、個人やチームの業務を可視化し、進捗管理を効率化するためのITツールです。タスクの割り当てや期限設定、優先順位付けなどの機能を持ち、プロジェクトや業務全体の進捗把握と管理が容易になります。
タスク管理ツールの活用により、業務の抜け漏れ防止やリソースの最適な配分、締め切り管理の徹底などが可能です。Excelでの人手による管理に比べて、業務の遅延リスクを軽減し、チーム全体の生産性向上が期待できるでしょう。
代表的なタスク管理ツールは以下のとおりです。
- Trello
- Asana
- Jira
各ツールの特徴を紹介します。
Trello
Trelloは、オーストラリアのAtlassian社が提供するタスク管理ツールです。
カンバン方式のボードとカードを使った直感的なインターフェースが特徴で、視覚的に進捗状況を把握できます。
Asana
Asanaは、米国のAsana社が提供するタスク管理ツールです。
複数のプロジェクトをまとめて可視化できる点が特徴で、多彩なツールと連携してあらゆる情報やタスクを集約管理できます。
Jira
Jiraは、Trelloと同じオーストラリアのAtlassian社が提供するタスクおよび課題管理ツールです。
ソフトウェア開発のタスクやバグ・課題の管理に広く利用されており、特にアジャイル開発のための機能が豊富に揃っています。
Web会議ツール
Web会議ツールは、インターネットを利用して、遠隔地にいるメンバーとリアルタイムで会議ができるITツールです。音声や映像の共有に加え、画面共有、チャット、録画機能など、対面での会議に近い環境を提供します。
Web会議ツールの活用により、出張や移動に伴うコストと時間の削減、迅速な意思決定、グローバルなコミュニケーションの促進などが可能です。特に昨今のリモートワーク推進においては、不可欠なツールといえるでしょう。
代表的なWeb会議ツールは以下のとおりです。
- Zoom
- Google Meet
- Webex
各ツールの特徴を紹介します。
Zoom
Zoomは、米国のZoom Video Communications社が提供するWeb会議ツールです。
高品質な音声・映像と安定した接続性が特徴で、画面共有やチャット、録画など豊富な機能も備えています。
Google Meet
Google Meetは、米国のGoogle社が提供するWeb会議ツールです。
Googleのさまざまなサービスとシームレスに連携でき、GmailやGoogleカレンダーから直接会議を設定できます。
Webex
Webexは、米国のCisco Systems社が提供するWeb会議ツールです。
企業向けの高度なセキュリティ機能と豊富な連携オプションが特徴で、大企業や政府機関でも広く利用されています。
電子決裁ツール
電子決裁ツールは、紙とハンコベースの承認プロセスをデジタル化するITツールです。申請・承認・却下・差し戻しなどの機能を備え、承認フローの可視化と管理を実現します。
電子決裁ツールの導入により、決裁スピードの向上やペーパーレス化によるコスト削減、承認状況の透明化などが実現可能です。また、場所や時間に縛られずに決裁処理ができ、経営判断のスピードアップも期待できるでしょう。
代表的な電子決裁ツールは以下のとおりです。
- AgileWorks
- ジョブカンワークフロー
- SmartDB
各ツールの特徴を紹介します。
AgileWorks
AgileWorksは、日本の株式会社エイトレッドが提供する電子決裁ツールです。
直感的な操作性と柔軟なカスタマイズ性・拡張性が特徴で、さまざまな業種や規模の企業に対応しています。
ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローは、日本の株式会社DONUTSが提供する電子決裁ツールです。
低価格とシンプルな操作性が特徴で、中小企業やスタートアップ企業を中心に広く利用されています。
SmartDB
SmartDBは、日本の株式会社ドリーム・アーツが提供するワークフロー機能を備えたノーコード開発プラットフォームです。
ワークフローに加えて、Webデータベースやコミュニケーション、システム統合・連携など、大企業の業務デジタル化を推進する多彩な機能を備えています。
RPA
RPA（Robotic Process Automation）は、定型的な作業をソフトウェアロボットによって自動化するITツールです。人間の操作をプログラムとして記録し、それを再現することで、データ入力やファイル操作、申請処理などの作業を自動化します。
RPAの活用により、作業時間の大幅削減や人的ミスの防止、24時間365日の稼働による生産性向上などが可能です。特に大量の繰り返し作業での高い効果が期待できます。
代表的なRPAに以下は以下のとおりです。
- WinActor
- UiPath
- Automation Anywhere
各ツールの特徴を紹介します。
WinActor
WinAcorは、日本の株式会社NTTデータが提供するRPAツールです。
国産サービスのため日本語対応やサポート体制が充実しており、導入・運用しやすい点が評価され多くの企業で導入されています。
UiPath
UiPathは、ルーマニアで創業した米国企業のUiPath社が提供するRPAツールです。
直感的なドラッグ＆ドロップ操作で簡単に自動化ワークフローを作成でき、初心者でも簡単にRPAを開発・運用できます。
Automation Anywhere
Automation Anywhereは、米国のAutomation Anywhere社が提供するRPAツールです。
クラウド型の集中管理が特徴で、セキュリティ性と拡張性に優れているため、大規模な業務プロセスの自動化に適しています。
業務改善をIT活用で実現した成功事例
ここで、実際にIT活用で業務改善に成功した企業の事例を見ていきましょう。
2つの企業の事例について、IT活用の目的や選定理由、効果を紹介します。（※あくまでも効果をイメージしていただくための一例として掲載しております。）
【コミュニケーションツール】電話やメールの欠点を解消し生産性向上
全国に営業網を持つ食品製造販売会社のビオックは、営業担当者が長期出張中の連絡手段に課題を抱えていました。電話ではログが残らず、メールはリアルタイム性に欠け、LINEではファイル送信や検索が難しいことが問題でした。
これを解決するため、同社はビジネスチャットツールの「Chatwork」を導入します。選定の決め手はリアルタイム性が高く、テキストでログを残せるため電話やメールの欠点を解消できる点にありました。また、ファイル送信のしやすさや直感的なUIも大きな魅力でした。
導入後は、社内の連携がスムーズになり、情報共有が効率化。グループチャットで、部門を越えた連携が容易になり、業績への好影響も生まれているということです。
【Web会議ツール】海外開発拠点とその場にいる感覚で意思疎通
CAD/CAMシステムの設計・開発事業を展開するアールテクノは、海外拠点とのコミュニケーションの課題に直面していました。メールや電話では真意が伝わりにくく、既存のWeb会議システムでは音声品質やデータ転送速度が問題でした。
これを解決するため、同社はWeb会議システムの「V-CUBE コラボレーション（現ELMO コラボレーション）」を導入します。高音質で音声が途切れず、高速データ転送が可能な点が評価されました。さらに、CADデータの相互書き込みや遠隔操作が直感的に行え、その場にいるような感覚で意思疎通が図れる点もポイントでした。
導入後、海外拠点とのコミュニケーションが飛躍的に向上。出張コスト削減や生産性向上、顧客サービス改善が実現し、オフショア開発の競争力強化につながりました。
参照元：株式会社ブイキューブ-導入事例
2つの事例をご紹介してきましたが、会社様によって必要なITツールやシステムは異なりますので、自社に合うものを取り入れていくことが重要です。
メディアラボでは、業務改善のためのITシステムやツール導入を検討されている方のために、無料相談を実施しております。
現在のお困りごとや、ITを活用して実現したいことなどを細かくヒアリングしたうえで、これまで培ってきたITの実績・知見をもとにアドバイスさせていただきますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
業務改善にITを活用するときの注意点
ITの活用は業務改善に有効ですが、ただツールを入れれば良いというものではありません。ポイントを押さえた計画的な導入が成功のカギです。ITツールの導入に失敗しないための3つの注意点を解説します。
業務プロセスの見直しを行う
ITの活用は業務改善の強力な手段ですが、単にツールを導入するだけの小手先の対応で終わらせては、本質的な業務改善は望めません。多くの企業が、コストと時間をかけてITツールを導入したにもかかわらず、期待した効果が得られないという問題をかかえています。
重要なのは、ITツール導入をきっかけに、既存の業務プロセスを見直すことです。ITツールには業界のベストプラクティスが詰め込まれています。ツールの機能を最大限に活用するためには、既存の業務プロセスをツールに合わせて再設計することが重要です。
慣れ親しんだ業務を変えるには大きな決断が必要ですが、抜本的に見直すことで真の業務改善が期待できるでしょう。
自社の課題やニーズに合ったITツールを選定する
ITツールを導入する際には、自社の課題やニーズに合ったツールを選ぶことが重要です。有名だから、他社が使っているからという理由でツールを選んでしまうと、期待通りの効果が得られないばかりか、逆に効率低下を招くことにもなりかねません。
まず、自社の業務プロセスを徹底的に分析し、どこに課題や改善点があるかを明確にすることが大切です。その上で、課題を解決できるツールを探しましょう。また、ツールの機能だけでなく、使いやすさやサポート体制なども重要な選定基準です。
自社の課題やニーズに合ったITツールを選ぶことで、より効果的な業務改善を実現し、投資効果を最大化できるでしょう。
現場との合意形成やトレーニングを怠らない
ITの活用による業務改善の成功には、現場の理解と協力が欠かせません。実際にツールを使い、成果を出すのは現場の従業員だからです。
導入プロジェクトの初期段階から現場とのコミュニケーションを密にとり、意見や懸念に耳を傾けましょう。現場の声を取り入れることで、新しいツールに対する従業員の抵抗感を減らし、業務改善へのモチベーション向上につながります。
導入後は、十分なトレーニングとサポートの提供も欠かせません。単にツールの使い方を教えるだけでなく、新しい業務プロセスの意義や目的を理解してもらい、ITツールの効果を最大限に引き出すことが重要です。
まとめ
ITの活用は、企業の業務改善に欠かせない戦略です。適切なITツールの導入により、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を解消して従業員の負担軽減やコスト削減、品質向上など、さまざまな効果が期待できます。
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