「社内での情報共有やコミュニケーションをもっとスムーズにしたい」と感じていませんか？
社内ポータルは、従業員同士のコミュニケーションを円滑にし、業務をスムーズにするための効果的なツールです。
社内ポータルの機能や導入のメリット、活用のポイントを詳しく解説していきます。導入を検討されている方は、ぜひお役立てください。
経験豊富なメディアラボのIT専門家が、一つひとつのご相談に丁寧に対応させていただきます。
社内ポータルとは
社内ポータルとは、企業内の情報共有やコミュニケーションを一元化するためのWebベースのプラットフォームのことです。
従来のイントラネットを進化させたもので、従業員が必要な情報に素早くアクセスできる「情報や業務の窓口」として機能します。近年では、クラウドベースの社内ポータルも普及しており、時間や場所を問わずアクセスが可能です。
社内ポータルは単なる情報共有の場にとどまらず、アンケートや投票機能を活用した意見交換、従業員同士のコミュニケーションを促進します。さらには企業理念やビジョンを共有することで、企業文化の醸成にも有効です。
社内ポータルを導入する企業が増えている理由
近年、多くの企業が社内ポータルを導入する主な理由は、情報量の増加やビジネス環境の変化です。
あらゆる情報がデジタル化され増加する中、一元管理してアクセスしやすくすることが業務効率化に直結します。また、リモートワークの普及や分散型組織の増加により、場所を問わない情報共有やコミュニケーションが求められるようになりました。
さらに、スマートフォンやチャットツール、SNSに慣れ親しんだ若い世代が入社し、企業は新しい働き方やコミュニケーションスタイルに対応する必要性も高まっています。
社内ポータルはこうした変化に柔軟に対応し、従業員のエンゲージメントを高めて、生産性の向上につながる効果的なツールです。
社内ポータルの主な機能
社内ポータルは、従業員の業務を円滑にするための多彩な機能を備えています。
代表的な、以下の5つの機能を紹介します。
- 情報共有機能
- コミュニケーション機能
- タスク・スケジュール管理機能
- ワークフロー機能
- ナレッジ共有機能
情報共有機能
情報共有機能は、社内のドキュメントや資料を一元管理し、必要な情報を迅速に検索・閲覧できるようにする機能です。
掲示板やファイル共有、ドキュメント管理システムなどを通じて、従業員は効率的に情報を共有できます。アクセス権限を設定すれば、特定の従業員のみが情報を閲覧・更新可能にできるので、セキュリティの確保も可能です。
コミュニケーション機能
コミュニケーション機能は、部門やプロジェクトの垣根を超えて、従業員間のコミュニケーションを活性化するための機能です。
チャットや社内SNS、アンケート機能を活用することで、リアルタイムの情報交換や意見共有が促進されます。これにより、リモートワークや多拠点展開している企業でも、効果的なコミュニケーションによる組織全体の連携強化が可能です。
タスク・スケジュール管理機能
タスク・スケジュール管理機能は、業務の進捗や予定を一元管理し、プロジェクトの効率的な運営をサポートする機能です。
タスク管理やスケジュール管理、カレンダー機能などの活用により、個人やチームのタスクを社内ポータル上で確認・更新でき、遅延や重複作業を防ぎます。これにより、業務を効率的に推進し、プロジェクト全体のパフォーマンス向上を図ることが可能です。
ワークフロー機能
ワークフロー機能は、社内の申請や承認プロセスを自動化し、効率化を図るための機能です。
申請・報告、稟議書や請求書の承認などをオンラインで自動化することで、紙ベースの手続きを廃止し、業務をスムーズに進行できます。また、自動通知やリアルタイムでの状況把握が可能なため、手続きにかかる時間を大幅に短縮し、本来の業務に集中可能です。
ナレッジ共有機能
ナレッジ共有機能は、企業内の知識やノウハウを一元管理し、従業員が簡単にアクセス・共有できるようにするための機能です。
社内wikiやFAQ、ナレッジベースなどを活用して、過去のプロジェクトの教訓やベストプラクティスを公開し、全社的に知識を共有します。これにより、個人の知識やノウハウが組織の財産として蓄積され、組織の持続的な成長が可能です。
社内ポータルを導入するメリット
社内ポータルの導入により、企業はさまざまなメリットを享受できます。
従来の業務スタイルと比較しながら、4つのメリットを見ていきましょう。
情報の一元化
社内ポータル導入の大きなメリットの1つは、社内の情報を一元化できることです。
従来、社内の情報は紙やファイルサーバー、メール、個別のシステムに分散しており、必要な情報を探すのに多くの時間を要しました。しかし、社内ポータルに情報を集約し、検索機能を強化することで、従業員は必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。
これにより、情報共有が円滑化され、業務の効率化を図ることが可能です。
コミュニケーションの活性化
社内ポータルは、情報共有だけでなく、従業員間のコミュニケーション活性化にも効果的です。
従来、部門間のコミュニケーションはメールや会議が中心で、情報共有の遅れや重要なメッセージが埋もれるリスクがありました。しかし、チャットや掲示板などを活用することで、物理的に離れた従業員ともリアルタイムで情報を交換できるようになり、組織全体の連携強化が可能です。
これにより、スムーズな意思疎通が実現するとともに、より良い職場環境づくりにつなげることもできるでしょう。
業務効率の向上
社内ポータルのワークフローやタスク管理などの機能を活用することで、業務効率の大幅な向上も可能です。
従来の業務プロセスでは、紙ベースの申請や手動での進捗管理、ハンコ承認など、非効率な部分が多く存在していました。しかし、社内ポータルのワークフローやタスク管理機能の利用により、煩雑な業務プロセスが自動化され、手続きの遅延やミスを減らすことが可能です。
これにより、業務が効率化され、従業員の生産性向上が期待できます。
従業員のエンゲージメント向上
社内ポータルの導入は、従業員のエンゲージメント（会社への愛着・思い入れ）向上にも効果的です。
従来、従業員が企業のビジョンや方針、最新情報などに触れる機会は、社内報や会議などに限られていました。しかし、社内ポータルの導入により、従業員は企業の動向を常に把握でき、意見やアイデアの発信も可能になります。
これにより、従業員の企業に対する貢献意識が高まり、満足度やモチベーションの向上が期待できるでしょう。
社内ポータル構築方法の選択肢
社内ポータルを構築する方法には、いくつかの選択肢があります。構築方法の中から、代表的な3つをピックアップして解説します。
自社のITリソースやニーズにあった方法を選びましょう。
パッケージソフトの導入
パッケージソフトの導入は、ベンダーが提供する既製のソフトウェアを自社環境にインストールして利用する方法です。
使いやすいUIと豊富な機能を備えており、短期間で導入でき、すぐに効果を実感できます。また、ベンダーによるサポートが受けられるため、専門知識がなくても運用が可能です。
ただし、カスタマイズの自由度が限られる場合が多く、特殊な要件がある企業には向かないこともあります。短期間で導入を希望する企業や、標準的な機能があれば十分な企業に適しているでしょう。
クラウドサービス（SaaS）の活用
近年増加しているクラウドサービス（SaaS）の活用は、インターネット経由で社内ポータルの機能を利用する方法です。
クラウド上で提供されるため、いつでもどこでもアクセスできます。また、初期コストを抑えられ、自社で運用保守しなくても常に最新の機能が提供される点もメリットです。
一方で、カスタマイズの自由度が低い点や、インターネット経由でのアクセスによるセキュリティ面には懸念もあります。初期コストを抑えたい企業やITリソースが限られる企業に適しているでしょう。
自社開発
自社開発は、文字どおり自社で一から社内ポータルシステムを開発する方法です。
自社の業務に完全に合わせられるため、機能の過不足がないシステムを構築できます。要件の自由度が高い点や、システム稼働後も自社でコントロールできる点がメリットです。
一方で、開発には多くの時間とコストがかかり、運用保守にもリソースを割く必要があります。パッケージやクラウドサービスでは実現できない独自要件が多く、かつITリソースも豊富な大企業に向いている方法です。
社内ポータルの効果を最大化するためのポイント
社内ポータルは、ただ漠然と導入しても、十分な効果は得られません。最大限の効果を得るためには、いくつかのポイントを押さえることが重要です。
社内ポータルの効果を最大化するための、4つのポイントを解説します。
シンプルで使いやすいデザイン
ITリテラシーが異なる多様な従業員が利用する社内ポータルには、シンプルで使いやすいデザインが欠かせません。
複雑なインターフェースや過剰な機能は、従業員が利用を避ける原因となるため、注意が必要です。直感的な操作が可能なデザインにすることで、従業員は迷うことなく情報にアクセスでき、業務効率の向上が期待できます。
さらに、リモートワークを導入している企業では、モバイル対応のレスポンシブデザインも重要なポイントです。
コンテンツの質と鮮度の維持
社内ポータルの効果を持続させるためには、コンテンツの質と鮮度の維持も重要です。
古い情報や誤った内容が増えると、従業員はポータルの利用を避けるようになり、結果的に業務効率が低下する恐れがあります。また、情報過多の状態も避けるべきです。探し求めている情報が見つけにくく、従業員が混乱してしまう原因となります。
定期的なコンテンツの更新と、正確で必要な情報を提供することで、社内ポータルは価値のあるリソースとして機能し続けるでしょう。
既存システムとのスムーズな連携
社内ポータルの効果を最大化するためには、既存の業務システムやツールとのスムーズな連携も不可欠です。
社内ポータルから、シングルサインオン（SSO）やAPI連携などを通じて、さまざまな業務システムにシームレスにアクセスできるようにすることで、複数のシステムを切り替える手間が省け、業務効率が向上します。
既存システムとの連携を軽視すると、社内ポータルが孤立したシステムとなり「情報や業務の窓口」の役割を十分に果たせません。
さまざまな業務が社内ポータルを起点に始まることで、導入効果を最大化できるでしょう。
従業員への周知徹底
新たに社内ポータルを導入した場合、有効活用してもらうために従業員への周知徹底が重要です。
ポータルの導入目的や機能、操作方法が十分に理解されていないと、利用が進まず、期待される効果が得られません。説明会の開催やマニュアルの提供、部門ごとの活用事例の共有などを通じて、従業員の関心と理解を高めることが必要です。
継続的なフォローアップにより、社内ポータルの浸透と効果的な活用を促進できるでしょう。
Google Workspaceで簡単に社内ポータルが作れる
最後に、簡単に社内ポータルを構築する方法として、「Google Workspace」と「Google サイト」の活用を紹介します。
Google Workspaceは、GmailやGoogleドライブ、Googleカレンダーなどのツールをまとめた、Googleが提供するクラウドサービスです。Google サイトは、Google Workspaceの機能の1つで、プログラミングの知識がなくても、ドラッグ&ドロップで直感的にWebページを作成できます。
Google サイトで作成したWebページに、ドキュメントやカレンダー、フォームを埋め込むことで、簡易的な社内ポータルを簡単に構築可能です。
また、Google Chatを組み込めば、コミュニケーション機能も追加できます。これらの機能は基本的に無料で利用できるため、コストを抑えて手軽に社内ポータルを導入可能です。
社内ポータルの構築をお考えなら「IT顧問」にご相談を
社内ポータルの構築をお考えなら、ぜひメディアラボの「IT顧問」にご相談ください。
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たとえ漠然としたニーズであっても、丁寧なヒアリングを通じて具体化していきますので、まずはお気軽にメディアラボへお問い合わせください。
まとめ
社内ポータルは、従業員が必要な情報に素早くアクセスできる「情報や業務の窓口」です。
情報共有機能やコミュニケーション機能、タスク・スケジュール管理機能などを提供し、業務効率の向上や従業員のエンゲージメント向上に寄与します。社内ポータル導入の効果を最大化するには、使いやすさやコンテンツの鮮度を大切にし、従業員に積極的な活用を促すことが大切です。
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